Как разорвать хождение по кругу?
Начало месяца - выставить счета заказчикам,
приблизительно через неделю возвращают подписанные документы постепенно, складываю в лоток, через некоторое время раскладываю по папкам.
по разным фирмам. 5 фирм - возвращаются от заказчиков.
Каждый день приносят документы от поставщиков - провожу, складываю в папку на подпись, подписывает директор, складываю в лоток разложить, через некоторое время раскладываю по папкам.
Конец квартала, делаю отчеты. Распечатываю. Подписываю у директоров. Складываю по папкам.
Приходит менеджер, дает договор - почитать, исправить ошибки, завести в реестр, в базу - пока не сделала лежит договор во входящих. Сделала, договор подписан директором, в лоток по фирме. Чаще, сразу в папку. Но как только положу свежий договор в папку, он сразу кому-то нужен. Достаю папку, отдаю договор, прикрепляю стикер у кого.
Иногда договора нет, а помнить про него надо.
Распечатываю черновой вариант - лежит в лотке с кодовым названием "в работе". Периодически перерываю лоток, вспоминаю про договор, спрашиваю менеджера, юриста, начальника, исполнителя или кого найду.
Если положу в папку, значит вопрос закрыт и я про него забуду.
В какой-то момент документов для раскладывания по папкам накапливается много.
раскладывать я их ненавижу.
И главный вопрос - как не создавать эту кучу.
Иногда куча застревает на этапе подписания, потому что кто-то в отпуске.
а иногда застревает в лотке, потому что - не хочу раскладывать, не успеваю, и просто бесит их раскладывать.
За каждой бумажкой вставать и класть в папку как только она оформлена - раз 20 надо за день сделать.
Достать папку с полки -убрать документ - поставить папку на полку.
и так по кругу. достать-убрать-поставить.
Иногда приносят документы 2019-2020-2021 года...
Есть вариант не ставить папки на полку и аккуратно разложить их вокруг себя и подкалывать туда документы сразу.
Но тогда будет странная картина моего рабочего места.
Вопрос как оптимизировать работу так, чтобы было время на другие дела, например на чтение и обсуждение предстоящих изменений законодательства. |
Сайт Синтона
Расписание тренингов
