Технологии постановки задачи [ или как организовать бегом и с радостью? ]

Друзья, привет!

В последнее время на работе я выполняю управленческие и координационные функции, суть которых – поставить задачу, проконтролировать исполнение, проверить результат и дополнить сделанную работу, указав на конструктив подчиненному, либо указать на ошибки и дать команду исправить сделанное, затем уже принять готовый результат и дать позитивную обратную связь.
Проконтролировать, проверить, дополнить, выявить ошибки, добиться исправления и дать позитивную обратку получается, так как при дальнейших контактах ребята делают все достаточно четко и ответственно.
Однако, сейчас приходится работать над разными заданиями с разными людьми, ограничиваясь краткосрочными связями, то есть второго и третьего задания не будет. И как следствие трудности возникают при постановке задачи.
Скажите, пожалуйста, как сформулировать вводную так, что бы сотрудник сразу захотел выполнить задание на все сто, четко и без ошибок? Что бы он сам был заинтересован в исходе работы?

Джерри

Надо придумать некую "шоколадку" за выполнение работы четко, в срок и без переделок. И, ставя задачу, четко самой понимать, чего хочешь и как должен выглядеть результат.

Предлагаю "шоколадом" назвать премию или зарплату

Если это сотрудники твоей компании (а не соседней поставщики, например), то можно очень попросить (в смысле - хорошо попросить).

Логичное решение и правильное.
Однако, это не в моей компетенции, а во-вторых часто приходится работать с людьми из дочерних компаний и из приобретаемых - не собственных компаний и контрагентами.

Джерри

• Первое - найти для этого конкретного сотрудника его личный фактор (-ры) вознаграждения, или страха.
• Второе - связать воедино успех выполнения задания и найденные факторы.
• Третье - наладить обратную связь в процессе выполнения задания для обеспечения своевременной коррекции.
• Четвётрое - обеспечить выполнение со своей стороны обещенного в случае успеха или неуспеха сотрудника.

Иеро, а как сделать это быстро? За 1-2 контакта?

Я думаю, Джерри, что раз вопрос поощрения и отслеживания новоприбывших вообще не в вашей власти, то об эффективности обучения, действительно, очень трудно говорить. И так как ваша роль в компании является довольно ответственно и значимой, я бы на вашем месте попробовала потребовать у вашего прямого руководства повышения собственных полномочий и статуса - с тем, чтобы вы могли более серьезно влиять на процесс обучения, а также на его результаты.

Примеры:
Чтобы по результатам обучения вы могли влиять на определение данного сотрудника на конкретное место работы (путем рекомендаций и представления руководству). Это есть очень хорошая форма поощрения, да и потенциальный сотрудник мог бы тогда лучше обучаться , понимая, каковые его перспективы в компании.
Также вы могли бы потребовать улучшения условий вашей работы, ее оплаты. Ведь, как я понимаю, вы работаете в достаточно жестком режиме, и "наладить обратную связь в процессе выполнения задания для обеспечения своевременной коррекции", как дельно советует Иеро, довольно трудно из-за проблем со временем и организационных проблем. Вы могли бы попросить себе в связи с этим в помощь одного-двух технических сотрудников для координации. Тем самым мог бы быть повышен ваш статус (вы уже стали бы начальником маленького учебного центра).

Примерно так.

Джерри

Эх..., я бы посоветовал для начала ознакомится с внешними системами типологий, типа той же "соционики", "графологии", и.т.п. Это иногда существенно повышает шансы сразу просто угадать по внешнему виду человека, по его почерку, и.т.п.

Если этого нет, то стоит предварительно пролистать "личное дело" сотрудника, если оно есть.

Ну и технология "отстранённого интервью", типа сначала побеседовать за жизнь, потом о задании, распросить о том, как сотрудник видит его рещение, что ему для этого может потребоваться, и.т.п. В результате в конце у тебя будет общее понимание что и как с этим сотрудником делать.

А вообще, рекомендую сходить на специальный тренинг, ты в Москве, и здесь этог добра много предлагают. Стоит это правда, от 500$, но оно того стоит, если уж ты на этом деньги делаешь.

Woman, спасибо за развернутый ответ!
Техника для обучения применима, но в моей ситуации речь об обучении новеньких пока не идет.
Мы работаем как управляющая компания холдинга. Люди у нас не в штате, они в штате дочерних компаний, поэтому система поощрений и бонусов с нашей стороны по отношении к ним не применяется. Хотя это вариант интересный.

Сформулировать четко. Повесить морковку перед носом.
Для этого подойдет индивидуальный план работы. Где описаны виды задач, методика контроля, что в них содержится и результат на "выходе".
При выдаче разнарядки проходишься по всем пунктам и подробно разъясняешь, что бы тебе хотелось видеть и какие критерии и стандарты оценивания.
Дополнительная мотивация - твоя пламенная речть о том, как успешное решение этих задач продвинет твоего ученика по карьерной лестнице в холдинге.

Четкие критерии оценки и дополнительных бонусов. (за срочность, новаторство, грамотность оформления и т.п.).
Сообщай непосредственным руководителям об успехах их подчиненных.
Иеро

Типологий столько, (о графологии просто скромно промолчу, ибо метод "работает" в 2-х случаях из 10), а изучать их так долго, что для одноразового контакта вряд ли действенно.
Нэлперские методы калибровки могут помочь, только на вопрос мотивации на максимально четкое выполнение задания - они не отвечают.
При проведении собеседования вряд ли ответ будет выходить за рамки социальной приемлемости. Из него тоже много инфы не вытянешь.
Имхо.

Матроsкин

Два месяца изучения той же соционики увеличивает качество угадывания с первого взгляда, минимум, на порядок.
Эффект проверен неоднократно на соответствующих группах.
Дело не в самих типологиях, а в тренировке внимательности и наблюдательности, и естественно, психологических знаний.

Не вполне "по-доброму", но работает.

Это зависит от сложности выполняемой работы, уровня востребованности сотрудников на рынке труда и от самомнения (твоего, сотрудника и его непосредственного линейного руководителя). Также это сильно зависит от наличия у тебя некоторого запаса времени, личной (субъективной) заинтересованности в результате и готовности работать "на результат", а не строительство "отношений".

Итак: самым (проверено) эффективным средством повышения производительности и качества труда является ЗАНУДСТВО.

На уровне действий: Каждые несколько минут (часов) звонить, подходить, писать письма в которых спрашивать что уже СДЕЛАНО, почему так мало (медленно), когда будет сделана следующая часть (почему так долго), отвечает ли сотрудник за то, что сделанная им работа будет принята... Обращения стоит чередовать в пропорции 1/4-1/8 между исполнителем (ему больше) и его непосредственным руководителем.

Форма вопросов должна быть выбрана наиболее дискомфортная (из приемлемых, с учётом означенных выше факторов).
Например:
- Официальный запрос №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХХ
- Звонок с самым мерзким стервозным голосом, приторно-вежливый
- Стояние за спиной справа и повторение вопроса монотонным голосом несколько раз
- Звонки на личный мобильный телефон (с игнорированием просьбы так не делать, и переходом на другой телефон если перестали отвечать с этого) (не злоупотреблять!!!)
- Залетание в кабинет с БОЛЬШИМИ глазами и вопросом КОГДА???
- Требование ГРАФИКА выполнения ПО ЧАСАМ.
- И т.п.

Любить тебя после этого, конечно, не будут (исполнители), но результатом проведённых мероприятий будет то, что ТВОИ поручения будут иметь НАИВЫСШИЙ из возможных приоретет.

Такие вещи необязательно проделывать КАЖДЫЙ раз. Обычно, достаточно создания в представлении исполнителей УГРОЗЫ ВОЗМОЖНОГО (ТАКОГО) ПОВЕДЕНИЯ.

А "морковки" стимулируют обычто тех ословлюдей, которые и так работать умеют.

Удачи! И хорошо выполненных проектов!

Древний
Да, очень хорошо расписано - и все основные моменты учтены (это я тоже из собственного опыта).

Наиболее быстро и четко (правильно) выполняются задания именно таких людей - которые беспокоят себя контролем за выполнением.
Кстати, совершенно необязательно совершать контроль наиболее дискомфортным способом (может быть, это верно только для некоторых людей - совсем ленивых? не любящих свою работу?).

Моя начальница, например, спрашивала о выполнении заданий нейтральным тоном (с намеком, что она ждет, что все будет готово в ближайшее время). И отношения у нас ней были хорошие-деловые: я никогда на нее не злилась, потому что понимала, что это просто ее работа - контролировать получение результата. А работу после таких "напоминаний" выполняется гораздо быстрее.

А вот людей, поступающих жестко (бесчеловечно то есть без учета человеческих факторов), сотрудники не просто не любят - их НЕНАВИДЯТ Выполняют их задания в первую очередь (наивысший приоритет), но ненавидят. Это просто к сведению.

Древний
Такое можно позволить себе, находясь лишь в самой высшей и недоступной для людей снизу позиции.
Да и, как это ни странно, общий КПД данных действий очень низок, и этот метод работает исключительно на некреативной работе (текучке).

Плюс, нередко, продавив какого-то хорошего человека так один раз, можно искать на его место замену. Гарантированно.

Но такой метод очень хорош, когда нужно делать реструктуризацию и сокращение штата. Но это уже техника кризис-менеджмента.